Systemy PIM – kompleksowy przewodnik agencji locatheart

Wyobraź sobie świat, w którym wszystkie dane dotyczące Twoich produktów są należycie uporządkowane, łatwo dostępne i aktualne. Świat, w którym bez wysiłku zarządzasz najdrobniejszymi szczegółami od rozpoczęcia pracy nad projektem po dystrybucję gotowych artykułów, personalizujesz doświadczenia użytkownika oraz podejmujesz świadome, poparte solidnymi danymi decyzje. Brzmi jak marzenie, prawda? Cóż, dzięki systemom PIM bez problemu możesz je ziścić.

Systemy PIM zapewniają scentralizowaną platformę do zarządzania wszelkimi informacjami o produkcie, w tym atrybutami, opisami czy grafikami. Nie tylko pozwalają na przechowywanie i porządkowanie danych, ale i pozytywnie wpływają na ich jakość, spójność i dokładność. A to jeszcze nie wszystko. Systemy PIM oferują liczne opcje i funkcje, które mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki prowadzisz swój biznes. Od optymalizacji doświadczeń związanych z zakupami online i pogłębiania zaangażowania klienta po usprawnianie procesów dotyczących łańcucha dostaw i zwiększanie wskaźnika sprzedaży – systemy PIM znajdują szereg zastosowań w rozmaitych branżach.

W tym artykule dokładnie przyjrzymy się zagadnieniom związanym z systemami PIM, a także przeanalizujemy ich potencjał w kontekście modyfikowania strategii zarządzania danymi oraz osiągania sukcesu ekonomicznego. Tekst powstał we współpracy z Arturem Rompcą, którego poprosiliśmy o komentarz ekspercki. Czytaj dalej, aby poznać tajniki tej przełomowej technologii!

Dyrektor e-commerce związany z handlem elektronicznym od 11 lat. Doświadczenie zawodowe zdobywał w największych polskich e-commerce’ach (Reserved, Moliera2).
Wspiera w rozwoju legendarną polską markę outdoorową Alpinus. W zakresie jego najważniejszej specjalizacji są nowoczesne technologie i bliska współpraca z działami IT, budowanie procesów operacyjnych oraz wspieranie sprzedaży na platformach marketplace.

Co tak właściwie oznacza skrót PIM? Otóż jego rozwinięciem jest fraza „product information management”, czyli „zarządzanie informacjami o produkcie”. Definicja tej nazwy należy jednak do nieco bardziej skomplikowanych, niż mogłoby się wydawać, a wiele osób zadaje sobie (i wyszukiwarkom) pytania typu „Czym tak w zasadzie jest PIM?”.

Jako system informacyjny PIM pozwala na gromadzenie szczegółów o produkcie i zarządzanie nimi w jednym miejscu. Dzięki niemu można praktycznie bez wysiłku tworzyć, edytować, publikować i aktualizować rozmaite dane. Zasadniczo PIM może być fundamentem każdego przedsiębiorstwa działającego w branży e-commerce lub handlu, stanowiąc pojedyncze źródło wszelkiego rodzaju materiałów związanych z produktem. Pozwala zachować spójność między rozmaitymi kanałami, spełniając potrzeby organizacji korzystających z wielu platform. Nie tylko usprawnia zarządzanie informacjami, ale i sprawia, że są one zawsze dokładne i aktualne, podwyższając jakość doświadczeń użytkownika.

Rozwiawszy wątpliwości dotyczące tego, czym jest system PIM, możemy odpowiedzieć na kolejne trudne pytanie, a mianowicie „Czym system PIM różni się od rozwiązań takich jak CMS, TMS czy PMS?”. Już spieszymy z wyjaśnieniem.
Podczas gdy standardowy system CMS – czyli system zarządzania treścią – bywa ograniczony do jednej platformy, system PIM pozwala na działania wielokanałowe. To kompleksowe rozwiązanie, które pomaga zarządzać treściami zarówno wewnątrzfirmowymi, jak i przeznaczonymi do udostępnienia na zewnątrz, spełniając tym samym wszystkie potencjalne potrzeby biznesowe w tym zakresie.

Z kolei w odróżnieniu od TMS – czyli systemu zarządzania transportem – rozwiązanie PIM nie służy do usprawniania procesów logistycznych czy dystrybucyjnych. Pozostaje niezrównane w swojej głównej funkcji – zarządzaniu danymi o produkcie.

W przeciwieństwie zaś do PMS – systemu zarządzania produktem – nie jest przeznaczone do wspierania produkcji jako procesu czysto fizycznego czy procedur związanych z zapewnianiem jakości. Zamiast tego idealnie sprawdza się w kontekście zarządzania rozmaitymi danymi – liczbami, tekstami, grafikami lub materiałami wideo – dotyczącymi artykułów, które albo zostały już wyprodukowane, albo znajdują się na etapie designu i czekają na wytworzenie.

System PIM oferuje wiele funkcji korzystnych dla każdego biznesu. Do jego kluczowych zalet należą:

Jedną z kluczowych korzyści płynących z zastosowania systemu PIM jest uproszczenie wszelkiego typu działań. Firmy mogą bez problemu wprowadzać, edytować i publikować dane o produkcie – również wielokanałowo. Naturalnie usprawniony jest także proces zarządzania informacjami. Eliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania wszystkich szczegółów, co minimalizuje ryzyko pojawienia się błędu i wpływa na zwiększenie ogólnej wydajności w organizacji.

Ponadto system PIM pomaga w zlecaniu zadań copywriterskich oraz lokalizacyjnych profesjonalnym agencjom tłumaczeń, co jest szczególnie ważne dla przedsiębiorstw działających – lub zamierzających działać – na wielu rynkach.

Kolejną zaletą systemów PIM jest to, że pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Za sprawą scentralizowanej platformy do zarządzania wszelkimi danymi o produkcie firmy mogą ograniczyć ilość zasobów technologicznych, a tym samym zmniejszyć wydatki i zwiększyć wskaźnik rentowności inwestycji. Natomiast funkcje związane z automatyzacją pomagają ograniczyć czas przeznaczany na procesy manualne, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na istotniejszych zadaniach i aktywnie przyczyniać się do rozwoju firmy.

Systemy PIM oferują też opcje niezwykle przydatne pod względem sprawowania nadzoru nad pracownikami i ich obowiązkami. Dzięki możliwości zróżnicowania poziomów dostępu organizacje mogą przypisywać poszczególnym osobom bardzo konkretne role. Nie tylko zwiększa to bezpieczeństwo w firmie, lecz również pozwala na efektywne rozdzielanie zadań i usprawnienie komunikacji w ramach zespołu. Co więcej, scentralizowana platforma PIM umożliwia wszystkim zatrudnionym wspólną pracę nad rozmaitymi projektami bez względu na to, czy pracują zdalnie czy stacjonarnie. Jak zauważa Artur Rompca,

Powszechnie wiadomo, że jeśli biznes ma kwitnąć, musi wypracować sobie silny wizerunek. Systemy PIM pomagają osiągnąć ten cel, pozwalając na rozpowszechnianie odpowiednich informacji o produkcie za pośrednictwem wszystkich pożądanych kanałów. Dzięki aktualizacjom i synchronizacji w czasie rzeczywistym firmy mogą z łatwością uniknąć choćby najmniejszych rozbieżności czy błędów. To z kolei przekłada się na budowanie spójnego wizerunku marki oraz zwiększanie poziomu zaufania wśród obecnych i przyszłych klientów.

Wspomnieliśmy już, że systemy PIM pozwalają na tworzenie, gromadzenie, publikowanie i edytowanie różnych danych oraz wspierają rozmaite cele biznesowe – zarówno krótko-, jak i długoterminowe. Lecz o jakich rodzajach informacji właściwie mówimy? Oto szczegółowa lista:

Mimo że system PIM w ogromnym stopniu przyspiesza rozwój organizacji jako takiej, istnieją pewne obszary, w których efekty jego działania są szczególnie widoczne. Do działów, które zyskują najwięcej, należą między innymi:

System PIM ułatwia realizację zadań z zakresu handlu elektronicznego: pracownicy w każdej chwili mogą uzyskać dostęp do najnowszych danych, co pomaga w podejmowaniu decyzji oraz tworzeniu lepszych, bezbłędnych merytorycznie treści.

Jak już wspomnieliśmy, systemy PIM usprawniają cały szereg operacji biznesowych. Ale które procesy zawdzięczają im najwięcej?

Wiemy już, że system PIM to wszechstronne rozwiązanie, które wspiera organizacje w wielu różnych aspektach – kolejnym z nich jest zarządzanie procesami tłumaczeniowymi i lokalizacyjnymi. Dzięki scentralizowaniu danych o produktach system PIM pomaga w skuteczniejszym i precyzyjniejszym przekładzie treści, co w konsekwencji pozwala nie tylko na zaoszczędzenie czasu i środków, ale i na zachowanie spójności w przekazie na różnych rynkach.

Co więcej, system PIM ułatwia współpracę między zespołami – wśród nich wymienić można koordynatorów projektów, marketingowców czy zewnętrzne agencje językowe. Udzielając wszystkim zaangażowanym dostępu do tych samych informacji produktowych, firmy są w stanie w znacznym stopniu usprawnić proces tłumaczenia i zmniejszyć ryzyko pojawienia się błędów czy nieporozumień.

System PIM umożliwia także śledzenie historii zmian poszczególnych opisów, dzięki czemu w procesie wykorzystywane są wyłącznie najaktualniejsze wersje. A to jeszcze nie wszystko: nawiązanie współpracy z profesjonalną agencją tłumaczeń może w znacznym stopniu zwiększyć ogólną efektywność systemu PIM – ekspercka wiedza językowców pozwala na lepsze dostosowanie informacji o produkcie do norm kulturowych, prawnych czy geograficznych panujących na danym rynku. Tego typu działania – opierające się na współpracy – nie tylko skutkują doskonałą lokalizacją, lecz również zwiększają satysfakcję klienta i globalną sprzedaż.

Artur Rompca wspomina też o innym bardzo ważnym aspekcie, mianowicie o optymalizacji treści pod kątem wyszukiwarek internetowych, czyli o SEO:

Istnieje kilka powodów, dla których popularne wśród firm rozwiązanie CMS może okazać się niewystarczające pod względem zarządzania danymi o produkcie. Podczas gdy system CMS jest wspaniałym wyborem, jeśli chodzi o porządkowanie i udostępnianie treści, brakuje mu pewnych opcji, które są niezbędne do skutecznego administrowania dużymi ilościami szczegółów lub złożonymi przepływami pracy.

System PIM natomiast został zaprojektowany specjalnie po to, aby ułatwiać zarządzanie informacjami o produkcie, w tym specyfikacjami, cennikami oraz treściami marketingowymi. Jak podsumował Artur Rompca,

Systemy PIM stają się coraz popularniejsze, jako że pozwalają firmom na skuteczne zarządzanie danymi o produkcie, w tym na ich wielokanałowe tworzenie i publikowanie. Jakie zaś branże zyskują najwięcej na wdrożeniu systemu PIM? Najlepszą – i nieco żartobliwą – odpowiedzią na to pytanie byłoby „liczne”, lecz na potrzeby tego artykułu skupimy się wyłącznie na dwóch z nich.

Jedną z branż, która w sposób szczególny zyskuje na wdrożeniu systemu PIM, jest produkcja. Wraz z upowszechnieniem globalnych łańcuchów dostaw oraz złożonych procesów produkcyjnych dokładne dane o produkcie stały się dla wytwórców absolutnie niezbędne do skutecznego prowadzenia działalności. System PIM pozwala na przechowywanie i porządkowanie informacji w jednym miejscu, dzięki czemu są one łatwo dostępne dla wszystkich zaangażowanych. Pozwala to zwiększyć ogólną efektywność oraz zmniejszyć ryzyko popełnienia kosztownych błędów.

Kolejna branża, która czerpie z systemu PIM wyjątkowe korzyści, to e-commerce. Powszechnie wiadomo, że aby skutecznie prowadzić sprzedaż w ramach handlu internetowego, należy zagwarantować kupującym odpowiednie informacje o produkcie. Przy setkach czy tysiącach artykułów i stale zmieniającym się asortymencie ręczne zarządzanie wszystkimi szczegółami mogłoby okazać się bardzo niewdzięcznym – czy wręcz niewykonalnym – zadaniem. Dzięki centralizacji danych oraz integracjom z platformami e-commerce proces ten ulega automatyzacji, co nie tylko pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, lecz także zapewnia kupującym dostęp do dokładnych i poprawnych specyfikacji. To z kolei wpływa na zwiększenie sprzedaży i poziomu satysfakcji klienta.