Część 4: Co robi agencja tłumaczeń (poza tłumaczeniem)

CZĘŚĆ 4: CO ROBI AGENCJA TŁUMACZEŃ (POZA TŁUMACZENIEM)

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z tłumaczeniami, zaraz zrozumiesz, z ilu zadań składa się proces profesjonalnego tłumaczenia. Tłumaczenie to złożony proces biznesowy. Omówmy najważniejsze obszary działań wykonywanych w agencji tłumaczeń (bez wchodzenia w szczegóły).

  • Pomoc w wyborze najlepszych usług i rozwiązań dopasowanych do potrzeb klientów.
  • Planowanie i wdrażanie optymalnych procesów.
  • Utrzymywanie zasobów, by zawsze realizować zlecenia na czas.
  • Przyjmowanie i rozdzielanie odpowiedzialności.
  • Ochrona danych.
  • Utrzymywanie pamięci tłumaczeniowej, wytycznych i materiałów referencyjnych klientów.
  • Zapewnianie wsparcia technicznego.
  • Oferowanie najprostszych rozwiązań w zakresie umów i fakturowania.

DORADZTWO TŁUMACZENIOWE

Nasi klienci pracują w różnych obszarach, ale niewielu z nich jest specjalistami w dziedzinie tłumaczeń. Gdyby byli, nie potrzebowaliby naszych usług! Rolą agencji tłumaczeń jest wysłuchanie potrzeb klienta, udzielanie wsparcia w określaniu potrzeb tłumaczeniowych, przeprowadzenie rozmowy o dostępnych rozwiązaniach i zaproponowanie najlepszych procesów. Ta praca nigdy się nie kończy. Nawet w przypadku długofalowej współpracy z klientem każdy projekt jest nieco inny i może wymagać innych rozwiązań.

PLANOWANIE I WDRAŻANIE OPTYMALNYCH PROCESÓW

Po sprecyzowaniu typu usługi musimy wdrożyć proces (w przypadku nowych klientów) lub go dopasować (opcjonalnie w przypadku stałych klientów). Dodatkowo agencja tłumaczeń informuje klienta o nowych rozwiązaniach technologicznych oraz dostarcza informacji i udziela wsparcia w zakresie zarządzania procesami po stronie klienta (jeśli zachodzi taka potrzeba).

UTRZYMYWANIE ZASOBÓW

Agencja tłumaczeń pracuje z zatrudnionymi przez siebie językowcami (in-house), zewnętrznymi dostawcami i wolnymi strzelcami – dzięki temu zawsze dysponuje specjalistami o profilu odpowiednim do tłumaczenia zamówionego przez klienta (typ, temat i para językowa). Jeśli tłumacz zachoruje lub wyjedzie na wakacje, agencja zapewnia odpowiednie zastępstwo, by nie doszło do żadnych opóźnień.

PRZYJMOWANIE I ROZDZIELANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

Agencja tłumaczeń bierze pełną odpowiedzialność za dostarczenie tłumaczenia w określonym terminie i w ramach budżetu, a także w ustalonej jakości. Agencja tłumaczeń przypisuje też odpowiedzialność za każdy projekt konkretnemu kierownikowi projektów. Dzięki temu zawsze jasne jest, kto jest odpowiedzialny za działania w projekcie i kto jest osobą kontaktową dla klienta.

OCHRONA DANYCH

Obecnie tłumaczenia to proces oparty na komunikacji internetowej – treści są przesyłane na wiele serwerów e-mail, do dysków w chmurze i oprogramowania tłumaczeniowego (także w modelu SaaS). Agencja tłumaczeń jest odpowiedzialna za wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń i przeszkolenie swojego zespołu w zakresie ochrony danych i treści.

UTRZYMYWANIE PAMIĘCI TŁUMACZENIOWEJ, WYTYCZNYCH I MATERIAŁÓW REFERENCYJNYCH

Pamięć tłumaczeniowa to najważniejsza baza danych w tłumaczeniach. Musi być aktualizowana. Wymaga też regularnego tworzenia kopii zapasowych.

Wytyczne i materiały referencyjne określają stylistykę i formę komunikacji, a także najważniejsze zwroty i frazy kluczowe.

Te trzy rodzaje materiałów stanowią fundament udanych tłumaczeń.

Agencja tłumaczeń pomaga klientom tworzyć i aktualizować słowniki, wytyczne i listy słów, których nie należy tłumaczyć (DNT, do not translate). Wspólnie określimy styl Twojej komunikacji i przygotujemy wytyczne.

Kiedy rozpocznie się projekt, kierownik projektu zapewni realizację w zgodzie z tymi materiałami.

ZAPEWNIANIE WSPARCIA TECHNICZNEGO

Czasami klienci mają trudności z plikami źródłowymi – uszkodzonymi lub nieobsługiwanymi plikami, które muszą przetłumaczyć, a których nie potrafią np. otworzyć lub poddać obróbce. Agencja tłumaczeń zazwyczaj oferuje swoim klientom wsparcie techniczne w zakresie obsługi problematycznych plików i przygotowania ich do tłumaczenia (co bywa bardzo czasochłonnym zadaniem dla kierownika projektu i asystentów).

OFEROWANIE NAJPROSTSZYCH ROZWIĄZAŃ W ZAKRESIE UMÓW I FAKTUROWANIA

Agencja tłumaczeń stara się ułatwiać klientom działalność. Jedna umowa, jedna faktura i jedna osoba kontaktowa odpowiedzialna za projekty klienta, doradztwo i wsparcie techniczne, a także optymalizacja kosztów – oto model, którego trzymamy się, aby nasi klienci mogli skupić się na swoim biznesie.

Część 5: Zarządzanie tłumaczeniami w Twojej firmie >>

<< Część 3: Korzyści skali – studium przypadku