Project management od A do Z – poznaj pracę koordynatorów w locatheart

Project manager jest opiekunem klienta, od którego przyjmuje nawet po kilkanaście zleceń dziennie, zajmuje się wyceną poszczególnych projektów oraz dba o prawidłowy przebieg wszystkich etapów pracy nad plikami – choć wydaje się, że to dużo, wspomniane czynności to zaledwie zalążek tego, co leży w zakresie obowiązków koordynatorów, bez których locatheart nie miałoby racji bytu.

Co wyróżnia naszych PM-ów na tle konkurencji? Z jakimi wyzwaniami branży tłumaczeniowej zmagają się na co dzień? Jakie cechy bierzemy pod uwagę podczas rekrutacji na to niezwykle odpowiedzialne stanowisko i czego oczekujemy od potencjalnych kandydatów? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.


Najstarsi stażem koordynatorzy projektów to jednocześnie team leaderzy poszczególnych działów w firmie. Nadzorują postępy swoich zespołów, przydzielają im określone zadania, wspierają ich rozwój zawodowy, a także wyznaczają długofalowe cele strategiczne.

Do tego sprawują pieczę nad tym, by liczba PM-ów zawsze była adekwatna do ilości pracy, a co za tym idzie – pozwalała na spokojne wykonywanie codziennych obowiązków i przyjmowanie nowych zleceń napływających danego dnia.

Działy zawsze staramy się kompletować w taki sposób, by tematyka realizowanych przez nie projektów nawiązywała do zainteresowań i doświadczenia zawodowego project managerów.

W naszej strukturze obecnie funkcjonują wyspecjalizowane zespoły odpowiadające za zlecenia stricte związane z branżą beauty, modą, grami, e-commerce, marketingiem oraz tłumaczeniami audiowizualnymi.

Dzięki temu wyraźnemu podziałowi każdy PM ma szansę doskonale poznać wszystkie potrzeby klienta, którego działalność zna od podszewki..

Zarządzanie różnorodnymi projektami niesie ze sobą szereg wyzwań, dlatego przed rozpoczęciem pracy nad konkretnym zleceniem koordynatorzy przede wszystkim starają się zrozumieć cele klienta i właśnie pod nie dostosować cały proces.

Tak było w przypadku naszej współpracy z Ten Square Games – wiodącym producentem gier mobilnych uwielbianych przez ponad 40 milionów użytkowników na całym świecie. Wydawca ten wykorzystuje tzw. metodykę zwinną – bywa tak, że dla TSG dziennie zakładamy nawet 7 nowych projektów obejmujących 25 języków.

Koordynatorzy projektów usprawniają procesy dla własnej wygody i na korzyść klientów.

Do utrzymywania stałego kontaktu z klientem wykorzystujemy takie narzędzia jak Trello i Slack, które umożliwiają komunikację potencjalnych problemów oraz zdawanie bieżących raportów z postępów prac.

Na zoptymalizowaniu tych procesów zależało nam szczególnie przy współpracy z producentem gier wideo na systemy wirtualnej rzeczywistości, który swoją siedzibę ma w Los Angeles w Kalifornii.

Lokalizowane przez nas treści nierzadko osadzone są w bardzo konkretnych kontekstach i dotyczą nie tylko samych elementów rozgrywki, ale również interfejsu użytkownika.

Wiąże się to z potrzebą dostarczania ogromnej ilości materiałów referencyjnych oraz częstego weryfikowania kontekstu, w jakim osadzone są konkretne segmenty. Między naszymi zespołami jest aż 9 godzin różnicy, dlatego by uniknąć zasypywania klienta pojedynczymi zapytaniami o dane pliki, a zarazem maksymalnie skrócić czas oczekiwania na odpowiedzi, zdecydowaliśmy się utworzyć arkusz online (query sheet), do którego dostęp mają nie tylko koordynatorzy projektów i klient, ale też tłumacze i redaktorzy. QS niezwykle ułatwia proces lokalizacji wielu gier, ponieważ stanowi on najaktualniejsze źródło wiedzy o danym tytule.

Osoby pracujące nad przekładem gry w każdej chwili mogą zajrzeć do pliku online i w razie jakichkolwiek wątpliwości poprosić o szerszy kontekst lub poszukać rozwiązania nurtującego ich problemu we wcześniej już udzielonych odpowiedziach.

Odciąża to koordynatorów projektów, którzy nie muszą przekazywać tej samej informacji tłumaczom na różne języki, a jednocześnie zyskują więcej czasu na opracowanie nowych materiałów referencyjnych.

Tworzone są one nie tylko na podstawie dotychczasowej wiedzy na temat projektu, ale też dzięki możliwości wejścia do wirtualnej rzeczywistości – w biurze mamy zestaw VR Oculus Quest 2, po który nasi koordynatorzy sięgają zawsze, gdy natrafiają na jakiś problematyczny fragment.

Przygotowane w ten sposób pliki pozwalają lepiej zrozumieć tekst źródłowy, co skutkuje lepszym tłumaczeniem.

W branży działamy już na tyle długo, by wychodzić naprzeciw klientom i sugerować optymalizację procesów również po ich stronie. W przypadku broszur produktowych podpowiadamy, że dzięki Tradosowi możemy pracować bezpośrednio z plikami graficznymi w formacie .IDML, co dla grafika oznacza ogromną oszczędność czasu.

Korzystamy z mechanizmu pamięci tłumaczeniowych, co często skutkuje automatyzacją tłumaczenia powtarzalnych elementów w tekstach e-commerce.

Pracując nad treściami e-learningowymi, pomagamy połączyć zespoły przekładające tekst i elementy audiowizualne, tak aby nowa wersja językowa kursu była jak najbardziej spójna.

Zdarza nam się również wyłapywać nieścisłości w wytycznych oraz plikach źródłowych, o których zawsze informujemy klientów i które pomagamy usunąć.

Wiele agencji tłumaczeniowych przypisuje konkretne etapy projektu różnym PM-om, co może prowadzić do pewnych niedociągnięć – w przypadku aktualizacji wytycznych bądź dosłania uzupełnionego o nowe treści tekstu źródłowego taki plik musi najpierw przejść przez cały szereg osób, nim trafi do tej właściwej (o ile oczywiście nie zgubi się gdzieś po drodze lub ktoś go nie przeoczy).

Nie tylko wydłuża to czas realizacji danego zadania, ale też przysparza mnóstwo problemów przy zleceniach wykorzystujących język pośredniczący, na którym bazują inni tłumacze.

Na przestrzeni ostatnich 7 lat zoptymalizowaliśmy również proces kontroli jakości realizowanych projektów, które przypisywane są nie tylko konkretnemu działowi, ale też PM-om odpowiadającym za dane języki.

Wszystkie informacje, wytyczne i pliki zbieramy w jednym miejscu – na dysku w wirtualnej sieci prywatnej – aby zapewnić koordynatorom łatwy i bezpieczny dostęp do materiałów w razie jakichkolwiek wątpliwości oraz podczas pracy zdalnej, a klientom – dobrze chronioną kopię zapasową zlokalizowanych już treści. Dzięki ściśle określonym procedurom udaje nam się unikać wstrzymywania prac pod czyjąś nieobecność, a zarazem dbać o spójność tłumaczonych plików.

Do głównych zadań project managera należą:

• współpracowanie z klientami firmy i dostawcami usług;
  
• koordynowanie pracy zespołów z całego świata i językowców in-house;
  
• ustalanie stawek oraz sugerowanie usprawnień w pracy dla konkretnych klientów;
  
• tworzenie budżetów i harmonogramów projektów oraz dbanie o ich terminowy przebieg;
  
• rozdzielanie, przypisywanie, porządkowanie oraz kontrola jakości odsyłanych plików.
  

Rekrutując nową osobę na to niezwykle odpowiedzialne stanowisko, przede wszystkim zwracamy uwagę na wysoki poziom samodzielności i zaradności, ale też na umiejętność współpracy, by w razie potrzeby nowy koordynator potrafił wspierać resztę zespołu w wykonywaniu zadań oraz zastępować danego PM-a pod jego nieobecność.

Oprócz tego szukamy osób o wysokich kompetencjach logiczno-językowych, a także wykazujących się zamiłowaniem do porządku i pogodnym usposobieniem.

Wykształcenie w kierunku filologicznym i doświadczenie w zarządzaniu projektami to dwa mile widziane bonusy, choć nie stanowią one podstawy do zatrudnienia – w locatheart jest bowiem kilka osób, które do firmy przeszły z zupełnie innej branży, a w świecie lokalizacji poczuły się jak ryby w wodzie.

Absolutnym wymogiem jest za to bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca na efektywną komunikację z klientami z różnych części świata.


Czas pełnego wdrożenia nowych koordynatorów do zespołu waha się od jednego do trzech miesięcy i zależy przede wszystkim od posiadanego doświadczenia. Okres szkoleniowy zaczynamy od przydzielania nowym PM-om najłatwiejszych zadań, po czym stopniowo przechodzimy do tych bardziej skomplikowanych.


Na samym początku współpracy taką osobę czeka spotkanie z dyrektorką ds. zarządzania projektami bądź team leaderem, którzy przedstawiają ogólny zarys naszych klientów, procesów, narzędzi oraz wartości, jakimi się kierujemy.

Junior project manager zapoznaje się z instrukcjami i wytycznymi, a zdobytą wiedzę wykorzystuje najpierw w realizacji projektów szkoleniowych – czyli takich, które już się odbyły – a następnie projektów bieżących, prowadzonych pod okiem starszych stażem PM-ów.

Gdy już mamy pewność, że nowy członek zespołu jest w stanie samodzielnie zajmować się mniej złożonymi zleceniami, powierzamy mu zadania wymagające większego doświadczenia, jednocześnie dbając o to, by wszystkie etapy pracy były konsultowane z przełożonym.


Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że w zarządzaniu projektem liczą się przede wszystkim ludzie, bez których korzystanie nawet z najbardziej zaawansowanych narzędzi ułatwiających pracę i optymalizujących wszelkie procesy nie miałoby najmniejszego znaczenia.

Nasi koordynatorzy to eksperci w swoim fachu – otwarci na nowe doświadczenia, naukę i kultury, a przy tym zdolni do adaptacji w szybko zmieniających się warunkach pracy.


Jeśli uważasz, że świetnie odnalazłbyś się na tym stanowisku, sprawdź aktywne rekrutacje i dołącz do liderów branży tłumaczeniowej.